Privacy en cookies

Privacyverklaring Groenveste
versie mei 2020

Inleiding en definities

Voor Groenveste zijn de vertrouwelijke omgang met de gegevens van opdrachtgevers en privacy belangrijke onderwerpen. In deze verklaring leest u hoe Groenveste met uw privacy omgaat en wat uw belangrijkste rechten zijn.

Groenveste kan deze verklaring wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Op de website van Groenveste vindt u altijd de meest actuele verklaring. De laatste versie is aangepast op 27 mei 2020. Raadpleeg regelmatig de website om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Definities
Met ‘Groenveste’ wordt bedoeld: GroenVeste B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende te Achthoevenweg 34 te Staphorst, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 65556127.

Wanneer wordt gesproken over ‘we’ of ‘wij’, dan wordt daarmee de medewerkers van Groenveste bedoeld.

Als er wordt gesproken over ‘de website’, wordt daarmee de website van X bedoeld: www.groenveste.nl.

Wie is de verantwoordelijke?
Groenveste is de verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens in de zin van de wet.

Wanneer is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Groenveste verzamelt en verwerkt van bezoekers van de website, de (potentiële) afnemers van diensten en producten van Groenveste en van sollicitanten. Door gebruik te maken van de website en/of de diensten en producten van Groenveste geef je toestemming voor verwerking van jouw persoonsgegevens volgens deze verklaring.

Welke gegevens verzamelt Groenveste en waarvoor?
Algemene personaliagegevens
Wanneer u zich meldt bij Groenveste met een vraag, sollicitatie of ander bericht, verwerkt Groenveste uw bedrijfsnaam (voor zover aanwezig), naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer aanwezig, KvK-nummer en BTW-nummer. Ook verwerkt Groenveste mogelijk documenten en gegevens van het Kadaster. Deze gegevens verwerkt Groenveste om adequaat op uw vraag of bericht te kunnen reageren en om de overeenkomst van opdracht uit te kunnen voeren.

Wettelijke identificatie
Groenveste is wettelijk verplicht haar cliënten te identificeren. Bij aanvaarding van de opdracht vergewist Groenveste zich van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht namens de cliënt verstrekt.

Aanvullende identificatie Wwft
Op bepaalde diensten door Groenveste is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing. De Wwft bevat zowel de verplichting tot het doen van cliëntenonderzoek als de verplichting een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie te melden. Uitgangspunt van de wet is de risicogebaseerde benadering van de naleving van de wet. In het kader van de verplichtingen onder de Wwft verzamelt Groenveste onder meer de gegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de oprichtingsakte en statuten (voor zover van toepassing) en bewaart Groenveste een kopie van het identiteitsbewijs, een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de statuten en de oprichtingsakte, het voorgaande zowel van de opdrachtgever, de eventuele vertegenwoordiger, als van eventuele groepsmaatschappijen en de uiteindelijk belanghebbende (UBO).

Bezoek aan de website
Wanneer u de website bezoekt, verzamelt Groenveste gegevens over uw bezoek aan de website.

Aanvullende persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens Groenveste verder verwerkt, hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens/documenten:

• financiële gegevens die voor het uitvoeren van de overeenkomst nodig zijn;
• huwelijkse staat, gegevens partner en eventuele informatie over kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
•  bankrekeningnummer;

Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Groenveste verwerkt persoonsgegevens, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en omdat de autoriteiten (zoals de Belastingdienst)/de wettelijke regels dat van Groenveste eisen, en verdere gegevens als u ons daar toestemming voor hebt gegeven. Indien wij uw gegevens verwerken op grond van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. In de wet staan niet voor alle soorten persoonsgegevens exacte voorschriften voor bewaartermijnen. Groenveste hanteert daarom de volgende criteria voor bewaartermijnen:

• bestaat er een wettelijke plicht om de persoonsgegevens te bewaren? Dan wordt die termijn gevolgd. Denk aan fiscale regelgeving over het bewaren van de administratie of het bijhouden van bewijs dat voldaan is aan de Wwft;
• welke wensen heeft de betrokkene? Sommige cliënten geven bijvoorbeeld aan graag geïnformeerd te willen worden over nieuwe ontwikkelingen. Dan bewaart Groenveste de persoonsgegevens net zo lang als nodig is om aan deze wens te voldoen;
• zijn de gegevens nog nodig voor de uitvoering van de overeenkomst?

U kunt Groenveste op ieder moment verzoeken om gegevens te verwijderen of aan te passen.

Groenveste kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen, indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen niet toegestaan of niet wenselijk is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Welke partijen hebben toegang tot welke persoonsgegevens?
Het is mogelijk dat Groenveste bij het uitvoeren van haar diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen. Deze partijen zijn:

• derde partijen die Groenveste inschakelt of benadert bij de uitvoering van de overeenkomst, zoals postverwerkers, bezorgdiensten, deurwaarders, gerechtelijke colleges, notarissen, accountants, leverenciers, etc.;
• IT-partners die zorgen voor hosting en onderhoud van de website en die zorgdragen voor de ICT-infrastructuur van Groenveste;
• het incasso- en/of deurwaarderskantoor dat Groenveste inschakelt voor de incasso van haar vorderingen op de betreffende cliënt;
• toezichthouders en opsporingsinstanties, wanneer deze gerechtigd zijn tot ontvangst van de gegevens;
• andere partners waarvan Groenveste cookies, plug-ins, applicaties en/of andere software gebruikt op de website.

Groenveste waarborgt indien redelijkerwijs mogelijk dat deze derden de gegevens verwerken in overeenstemming met deze verklaring en slechts gebruiken voor het overeengekomen doel.

Groenveste verkoopt of verspreidt uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor direct marketing.

Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
Groenveste gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn.

Welke cookies gebruikt Groenveste?

Inzage, correctie en verwijdering
U mag Groenveste te allen tijde inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u Groenveste verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Wanneer u klachten hebt over de manier waarop Groenveste met uw gegevens omgaat, laat ons dit dan weten, zodat wij hiermee aan de slag kunnen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen, bezwaren en verzoeken tot bijvoorbeeld inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:

GroenVeste B.V.
Achthoevenweg 34B
7951 SK Staphorst
E-mail: info@groenveste.nl
Tel: 0522-701016